Protection des données

1. De quoi est-il question dans cette déclaration de protection des données ?

Topad Group Sàrl – CHE-142.951.077 TVA – collecte et traite des données personnelles vous concernant et concernant d'autres personnes (« tiers »). Dans cette déclaration de protection des données, nous décrivons ce que nous faisons de vos données lorsque vous utilisez www.topad.network ou my.topad.network ou nos autres sites web ou applications (collectivement « site web »), lorsque vous achetez nos produits et services, lorsque vous êtes en contact avec nous dans le cadre d'un contrat, lorsque vous communiquez avec nous ou traitez avec nous de toute autre manière.

Si vous nous communiquez des données ou partagez avec nous des données concernant d'autres personnes, nous partons du principe que vous y êtes autorisé et que les données concernées sont exactes. Cette déclaration de protection des données est alignée sur le Règlement général de l'UE sur la protection des données (« RGPD »), la Loi fédérale sur la protection des données (« LPD ») et la nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (« nLPD »).

2. Qui est le responsable du traitement de vos données ?

Topad Group Sàrl – dont le siège social est à Rue Jacques-Dalphin 48, 1227 Carouge, Suisse – est le responsable du traitement des données. Vous pouvez contacter l'entreprise par courrier ou par courriel : info@topad.network.

3. Quelles sont les données que nous traitons ?

L'organisation traite plusieurs catégories de données :

Données techniques

Lors de l'utilisation du site web ou des applications en ligne, l'entreprise recueille l'adresse IP, les registres d'utilisation et autres données techniques pour assurer la fonctionnalité et la sécurité. Les données techniques en tant que telles ne permettent pas de tirer des conclusions sur votre identité.

Données d'enregistrement

Certains services nécessitent un compte utilisateur ou une inscription. Ces données sont conservées généralement 6 mois après la fin d'utilisation ou la clôture du compte.

Données de communication

Collectées lors de contacts via formulaire, email, téléphone, chat ou courrier. Les emails personnels sont conservés au moins 10 ans ; les enregistrements vidéo environ 24 mois.

Données de base

Nom, coordonnées, rôle, coordonnées bancaires, date de naissance et informations commerciales, conservées généralement 10 ans après le dernier échange.

Données contractuelles

Informations sur les contrats et services, conservées généralement 10 ans après la dernière activité contractuelle.

Données comportementales et de préférence

Comportement et préférences utilisateur, généralement supprimées ou anonymisées entre 2-3 semaines et 24 mois selon le type.

4. À quelles fins traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aux fins énoncées ci-dessous. Vous trouverez de plus amples informations aux sections 12 et 13 pour les services en ligne. Ces finalités et leurs objectifs servent nos intérêts et, éventuellement, ceux de tiers. Vous trouverez de plus amples informations sur la base juridique de notre traitement à la section 5.

Nous traitons vos données à des fins de communication avec vous, notamment pour répondre à vos demandes et à l'exercice de vos droits (section 11) et pour nous permettre de vous contacter en cas de questions. À cette fin, nous utilisons notamment les données de communication et les données de base, ainsi que les données d'enregistrement en rapport avec les offres et services que vous utilisez. Nous conservons ces données pour documenter notre communication avec vous, à des fins de formation, d'assurance qualité et de suivi des demandes. Nous traitons les données pour la conclusion, l'administration et l'exécution des relations contractuelles.

Nous traitons les données à des fins de marketing et de gestion des relations, par exemple pour envoyer à nos clients et à d'autres partenaires contractuels des publicités personnalisées pour des produits et des services que nous proposons ou que proposent des tiers (par exemple des partenaires publicitaires). Cela peut se faire sous la forme de newsletters et d'autres contacts réguliers (par voie électronique, par e-mail ou par téléphone), par d'autres canaux pour lesquels nous disposons de vos coordonnées, mais aussi dans le cadre de campagnes de marketing (par exemple des événements, des concours, etc.) et peut également inclure des services gratuits (par exemple des invitations, des bons, etc.). Vous pouvez vous opposer à de tels contacts à tout moment (cf. la fin de cette section) ou refuser ou retirer votre consentement à ce que nous vous contactions à des fins de marketing. Avec votre consentement, nous pouvons cibler notre publicité en ligne sur Internet de manière plus spécifique pour vous (cf. section 12). Enfin, nous souhaitons également permettre à nos partenaires contractuels de contacter nos clients et autres partenaires contractuels à des fins de marketing (cf. section 7).

Nous traitons également vos données à des fins d'études de marché, pour améliorer nos services et nos activités commerciales, et pour le développement de produits. Nous pouvons également traiter vos données à des fins de sécurité et de contrôle d'accès. Nous traitons les données personnelles pour nous conformer aux lois, directives et recommandations des autorités et aux règlements internes (« respect des exigences légales »). Nous traitons également les données dans le cadre de notre gestion des risques et de notre gouvernance d'entreprise, y compris l'organisation et le développement des affaires.

Nous pouvons traiter vos données à d'autres fins, par exemple dans le cadre de nos processus internes et de notre administration ou à des fins d'assurance qualité et de formation.

5. Sur quelle base traitons-nous vos données ?

Lorsque nous demandons votre consentement pour certaines activités de traitement (par exemple pour le traitement des données personnelles sensibles, pour les activités de marketing, pour des profils de mouvement personnalisés et pour la gestion de la publicité et l'analyse des comportements sur le site web), nous vous informons séparément des objectifs de traitement concernés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir en nous adressant une notification écrite (par courrier) ou, sauf indication ou accord contraire, en nous envoyant un e-mail ; vous trouverez nos coordonnées à la section 2. Pour retirer votre consentement au suivi en ligne (« tracking »), cf. section 12. Lorsque vous disposez d'un compte utilisateur, vous pouvez également retirer votre consentement ou nous contacter via le site web ou le service en question. Dès que nous avons reçu la notification du retrait du consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités auxquelles vous avez consenti, à moins que nous ayons une autre base juridique pour le faire. Le retrait du consentement n'affecte toutefois pas la légalité du traitement fondé sur le consentement antérieur au retrait.

Lorsque nous ne demandons pas le consentement pour le traitement, le traitement de vos données personnelles repose sur la nécessité du traitement pour initier ou exécuter un contrat avec vous (ou l'entité que vous représentez) ou sur notre intérêt légitime ou celui d'un tiers dans le traitement en question, en particulier dans la poursuite des finalités et des objectifs énoncés à la section 4 et dans la mise en œuvre de mesures y relatives. Nos intérêts légitimes comprennent également le respect des réglementations légales, dans la mesure où cela n'est pas déjà reconnu comme une base juridique par la législation applicable en matière de protection des données (par exemple, dans le cas du RGPD, les lois dans l'EEE et, dans le cas de la LPD, le droit suisse). Cela inclut également la commercialisation de nos produits et services, la volonté de mieux comprendre nos marchés et de gérer et développer notre entreprise, y compris ses activités, de manière sûre et efficace.

Lorsque nous recevons des données personnelles sensibles (par exemple des données relatives à la santé, des données qui révèlent les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ainsi que des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique), nous pouvons traiter vos données sur la base d'autres bases juridiques ; par exemple, en cas de litige, pour les besoins d'un litige potentiel ou pour l'exécution ou la défense de prétentions juridiques. Dans certains cas, d'autres bases juridiques peuvent s'appliquer et, le cas échéant, nous vous en informerons séparément.

6. Quelles sont les règles applicables en cas de profilage et de décisions individuelles automatisées ?

Nous pouvons évaluer automatiquement des aspects personnels vous concernant (« profilage ») sur la base de vos données (section 3) aux fins énoncées à la section 4, lorsque nous souhaitons établir des données de préférence, ainsi que pour détecter les abus et les risques de sécurité, pour effectuer des analyses statistiques et pour la planification des activités commerciales. Nous pouvons également créer des profils à ces fins, ce qui signifie que nous pouvons combiner des données comportementales et de préférence, ainsi que des données de base, des données contractuelles et des données techniques vous concernant afin de mieux vous comprendre en tant que personne – avec vos différents intérêts et autres caractéristiques. Nous pouvons également établir des profils de mouvement anonymes et – avec votre consentement – personnalisés vous concernant. Dans les deux cas, nous veillons à la proportionnalité et à la fiabilité des résultats et prenons des mesures contre l'utilisation abusive de ces profils ou le profilage. Si ces décisions individuelles automatisées peuvent avoir des conséquences juridiques pour vous ou vous affecter autrement d'une manière significative, nous assurons en principe que la décision soit contrôlée par un être humain.

7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Dans le cadre de nos contrats, du site web, de nos produits et services, de nos obligations légales, de la protection de nos intérêts légitimes, et des autres finalités énoncées à la section 4, nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers, notamment aux catégories de destinataires suivantes :

• Prestataires de services : nous travaillons avec des prestataires de services en Suisse et à l'étranger qui traitent vos données en notre nom ou en tant que responsables conjoints du traitement avec nous, ou qui reçoivent des données vous concernant de notre part en tant que responsables indépendants du traitement (par exemple des prestataires informatiques, des sociétés de transport, des prestataires de services publicitaires, des prestataires de services de connexion, des banques, des compagnies d'assurance, des sociétés de recouvrement de créances, des agences d'information sur le crédit ou des prestataires de vérification d'adresse). Pour les prestataires de services utilisés pour le site web, cf. section 12. Les principaux prestataires de services dans le domaine informatique sont Infomaniak, Hostpoint, Google et Stripe, et dans le domaine comptable et fiduciaire la société UNEO.
• Partenaires contractuels, y compris les clients : il s'agit des clients (par exemple les bénéficiaires de services) et de nos autres partenaires contractuels, dans la mesure où la communication des données découle de ces contrats. Par exemple, ils reçoivent des données d'enregistrement en rapport avec les bons émis et échangés, les invitations, etc. Si vous travaillez pour l'un de ces partenaires contractuels, nous pouvons également leur communiquer des données vous concernant. Parmi ces destinataires figurent également les partenaires contractuels avec lesquels nous coopérons ou qui font de la publicité pour nous et à qui nous pouvons donc communiquer des données vous concernant à des fins d'analyse et de marketing (il peut s'agir là encore de bénéficiaires de services, mais aussi de sponsors et de fournisseurs de publicité en ligne). Nous demandons à ces partenaires de vous envoyer ou d'afficher des publicités basées sur vos données uniquement avec votre consentement (pour la publicité en ligne, cf. section 12).
• Autorités : nous pouvons communiquer des données personnelles à des agences, des tribunaux et d'autres autorités en Suisse et à l'étranger si nous sommes légalement obligés ou habilités à faire de telles communications ou si cela semble nécessaire pour protéger nos intérêts.
• Autres personnes : il s'agit d'autres cas où les interactions avec des tiers s'inscrivent dans le cadre des objectifs énoncés à la section 4, par exemple les bénéficiaires de services, les médias et les associations auxquels nous participons, ou si vous figurez dans l'une de nos publications.

Toutes ces catégories de destinataires peuvent impliquer des tiers, de sorte que vos données peuvent également leur être communiquées. Nous pouvons restreindre le traitement par certains tiers (par exemple les fournisseurs informatiques), mais pas par d'autres (par exemple les autorités, les banques, etc.). Nous nous réservons le droit de procéder à de telles communications, même pour des données secrètes (à moins que nous n'ayons expressément convenu avec vous que nous ne communiquerons pas ces données à certains tiers, sauf si la loi nous y oblige). Nonobstant ce qui précède, vos données continueront d'être soumises à une protection adéquate des données en Suisse et dans le reste de l'Europe, même après leur communication. Pour la communication à d'autres pays, les dispositions de la section 8 s'appliquent. Si vous ne souhaitez pas que certaines données soient divulguées, veuillez nous en informer (section 2) afin que nous puissions examiner si et dans quelle mesure nous pouvons répondre à votre demande.

En outre, nous permettons à certains tiers de collecter vos données personnelles sur notre site web et lors d'événements que nous organisons (par exemple les photographes de presse, les fournisseurs d'outils sur notre site web, etc.). Lorsque nous n'avons aucun contrôle sur ces collectes de données, ces tiers sont des responsables indépendants du traitement. Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données, nous vous invitons à contacter ces tiers directement. Pour le site web, cf. section 12.

8. Vos données personnelles sont-elles communiquées à l'étranger ?

Comme expliqué à la section 7, nous communiquons des données à d'autres parties. Celles-ci ne sont pas toutes situées en Suisse. Vos données peuvent donc être traitées à la fois en Europe et ailleurs ; dans des cas exceptionnels, dans n'importe quel pays dans le monde. Si un destinataire est situé dans un pays sans protection légale adéquate des données, nous exigeons que le destinataire s'engage à respecter la législation applicable en matière de protection des données (à cette fin, nous utilisons les clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne), à moins que le destinataire ne soit déjà soumis à un ensemble de règles légalement acceptées visant à garantir la protection des données ou que nous ne puissions invoquer une exception. Une exception s'applique, par exemple, dans le cas d'une procédure judiciaire à l'étranger, dans le cas d'un intérêt public prépondérant ou lorsque l'exécution d'un contrat exige la communication de données, de même que si vous avez consenti au transfert des données ou si les données ont été mises à disposition de manière générale par vous directement et que vous ne vous êtes pas opposé au traitement. Veuillez noter que les données échangées via Internet transitent souvent par des pays tiers. Vos données peuvent donc être envoyées à l'étranger même si l'expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même pays.

9. Combien de temps traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aussi longtemps que nos finalités de traitement, les durées de conservation légales et nos intérêts légitimes en matière de documentation et de préservation des preuves l'exigent, ou que la conservation est une exigence technique. Vous trouverez de plus amples informations sur les délais de conservation et de traitement respectifs pour les différentes catégories de données à la section 3, et pour les cookies à la section 12. En l'absence d'obligations légales ou contractuelles contraires, nous supprimerons ou anonymiserons vos données une fois que la période de conservation aura expiré ou que le traitement aura cessé dans le cadre de nos processus habituels.

10. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures de sécurité adéquates afin d'assurer la sécurité nécessaire de vos données personnelles et de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données, de les protéger contre tout traitement non autorisé ou illégal, et de minimiser le risque de perte, d'altération accidentelle, de communication ou d'accès non autorisé.

11. Quels sont vos droits ?

Les lois applicables en matière de protection des données vous donnent le droit de vous opposer au traitement de vos données dans certaines circonstances, notamment le traitement à des fins de marketing direct, le profilage à des fins de marketing direct et d'autres intérêts légitimes dans le traitement.

Pour vous aider à contrôler le traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants en ce qui concerne notre traitement de vos données, conformément à la législation applicable en matière de protection des données :

• Le droit de nous demander des informations pour savoir si nous traitons des données vous concernant et, le cas échéant, lesquelles ;
• Le droit de demander que nous corrigions les données si elles sont inexactes ;
• Le droit de demander l'effacement des données ;
• Le droit de demander que nous fournissions certaines données personnelles dans un format électronique couramment utilisé ou que nous les transférions à un autre responsable du traitement ;
• Le droit de retirer votre consentement, lorsque notre traitement est basé sur votre consentement ;
• Le droit de recevoir, sur demande, d'autres informations utiles à l'exercice de ces droits.

Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés envers nous (ou envers l'une des sociétés de notre groupe), vous pouvez nous contacter par écrit à notre adresse ou, sauf indication ou accord contraire, par e-mail ; vous trouverez nos coordonnées à la section 2. Afin de pouvoir prévenir tout abus, nous devons vous identifier (par exemple au moyen d'une copie de votre carte d'identité, si l'identification n'est pas possible autrement).

Vous disposez également de ces droits envers les autres parties qui coopèrent avec nous en tant que responsables indépendants du traitement – vous pouvez les contacter directement si vous souhaitez exercer vos droits en relation avec leur traitement de vos données. Vous trouverez des informations sur nos principaux partenaires et prestataires de services à la section 7 et des informations complémentaires à la section 12. Veuillez noter que des conditions, exceptions et restrictions peuvent s'appliquer dans le cadre de l'exercice de ces droits conformément à la législation applicable en matière de protection des données (par exemple pour protéger des tiers ou des secrets commerciaux). Le cas échéant, nous vous en informerons.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous donnons suite à l'exercice de vos droits ou avec nos pratiques en matière de protection des données, vous pouvez nous l'indiquer. Si vous êtes situé dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance de la protection des données compétente dans votre pays.

12. Utilisons-nous des techniques de suivi en ligne et de publicité en ligne ?

Nous utilisons diverses techniques sur notre site web qui nous permettent – ainsi qu'aux tiers que nous engageons – de vous reconnaître lors de votre utilisation de notre site web, et éventuellement de vous suivre sur plusieurs visites. Cette section vous informe à ce sujet.

En substance, nous souhaitons faire la distinction entre votre accès (par le biais de votre système) et l'accès par d'autres utilisateurs, afin de pouvoir assurer la fonctionnalité du site web et effectuer des analyses et des personnalisations. Nous n'avons pas l'intention de déterminer votre identité, bien qu'il puisse être possible pour nous ou pour les tiers que nous engageons de vous identifier en établissant un lien avec les données d'enregistrement. Toutefois, même en l'absence de données d'enregistrement, les technologies que nous utilisons sont conçues de manière à ce que vous soyez reconnu comme un visiteur individuel chaque fois que vous accédez au site web, par exemple notre serveur (ou les serveurs de tiers) qui attribue un numéro d'identification spécifique à vous ou à votre navigateur (appelé « cookie »). Nous utilisons ces technologies sur notre site web et pouvons autoriser certains tiers à le faire également. Selon l'objectif de ces technologies, nous pouvons recueillir votre consentement avant de les utiliser. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer ou limiter certains types de cookies ou certaines technologies alternatives, ou pour supprimer les cookies existants. Vous pouvez également ajouter un logiciel à votre navigateur afin de bloquer certains suivis de tiers. Vous trouverez de plus amples informations sur les pages d'aide de votre navigateur (généralement avec le mot-clé « protection des données ») ou sur les sites web des tiers indiqués ci-dessous.

Nous distinguons les catégories suivantes de « cookies » (y compris les technologies qui fonctionnent de la même manière, comme par exemple les empreintes digitales) :

• Cookies nécessaires : certains cookies sont nécessaires pour le fonctionnement du site web ou pour certaines fonctionnalités. Par exemple, ils garantissent que vous pouvez passer d'une page à l'autre sans perdre les informations qui ont été saisies dans un formulaire, et veillent à ce que vous restiez connecté. Ces cookies n'existent que temporairement (« cookies de session »). Si vous les bloquez, le site web peut ne pas fonctionner correctement. D'autres cookies sont nécessaires au serveur pour stocker des options ou des informations au-delà d'une session si vous utilisez cette fonction (par exemple les paramètres linguistiques, les consentements, la connexion automatique). Ces cookies ont une date d'expiration allant jusqu'à 24 mois.
• Cookies de performance : afin d'optimiser notre site web et les offres connexes et de mieux les adapter aux besoins des utilisateurs, nous utilisons des cookies pour enregistrer et analyser l'utilisation de notre site web, potentiellement au-delà d'une session, à l'aide de services d'analyse tiers. Avant d'utiliser ces cookies, nous vous demandons votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment via les paramètres des cookies. Ces cookies ont également une date d'expiration allant jusqu'à 24 mois.
• Cookies de marketing : nous et nos partenaires publicitaires avons intérêt à cibler la publicité aussi précisément que possible. À cette fin, si vous y consentez, nous et nos partenaires publicitaires utilisons des cookies qui peuvent enregistrer les contenus consultés ou les contrats conclus, afin de présenter des publicités qui pourraient vous intéresser, sur notre site web et sur d'autres sites web. Ces cookies ont une période d'expiration allant de quelques jours à 12 mois selon les circonstances. Si vous consentez à leur utilisation, des publicités correspondantes vous seront présentées ; si vous n'y consentez pas, vous verrez simplement d'autres publicités.

Nous utilisons actuellement les offres du prestataire suivant (lorsqu'il utilise des données vous concernant ou des cookies placés sur votre ordinateur à des fins publicitaires) :

Google Analytics : Google Ireland Ltd. (située en Irlande) est le fournisseur du service « Google Analytics » et agit en tant que notre sous-traitant ; elle fait appel à Google LLC (États-Unis) comme sous-traitant (ensemble « Google »). Google collecte des informations sur le comportement des visiteurs de notre site web (durée, pages consultées, région géographique d'accès, etc.) par le biais de cookies de performance, et crée pour nous des rapports sur l'utilisation de notre site web. Nous avons configuré le service de manière à ce que les adresses IP des visiteurs soient tronquées par Google en Europe avant d'être transmises aux États-Unis, et qu'il soit ensuite impossible de les retrouver. Nous avons désactivé l'option « Partage des données » et l'option « Signaux ». Il est possible que Google soit en mesure de tirer des conclusions sur l'identité des visiteurs à partir des données collectées et d'associer ces données aux comptes Google de ces personnes à ses propres fins. Si vous consentez à l'utilisation de Google Analytics, vous acceptez expressément un tel traitement, y compris le transfert de vos données personnelles aux États-Unis et dans d'autres pays.

13. Quelles données traitons-nous sur nos pages de réseaux sociaux ?

Nous pouvons exploiter des pages et d'autres présences en ligne (« pages de fans », « canaux », « profils », etc.) sur des réseaux sociaux et d'autres plateformes exploitées par des tiers, et collecter des données décrites à la section 3. Nous recevons ces données de votre part et de la part des plateformes lorsque vous interagissez avec nous par le biais de notre présence en ligne (par exemple lorsque vous communiquez avec nous, commentez notre contenu ou visitez notre présence en ligne). Ces plateformes analysent aussi votre utilisation de nos présences en ligne et combinent ces données avec d'autres données dont elles disposent à votre sujet. Elles traitent également ces données à leurs propres fins, notamment à des fins de marketing et d'études de marché, et pour gérer leurs plateformes ; à cette fin, elles agissent en tant que responsables indépendants du traitement. Nous traitons ces données aux fins énoncées à la section 4, en particulier pour la communication, à des fins de marketing (y compris la publicité sur ces plateformes, cf. section 12) et pour des études de marché.

Nous ou les opérateurs des plateformes pouvons également supprimer ou restreindre les contenus provenant de vous ou vous concernant, conformément à leurs conditions d'utilisation. Pour plus d'informations sur le traitement des opérateurs de plateformes, vous pouvez consulter leurs propres déclarations de protection des données, qui indiquent également les pays dans lesquels ils traitent vos données, vos droits d'accès et d'effacement des données, et la manière dont vous pouvez les exercer. Nous utilisons actuellement les plateformes LinkedIn et Instagram. Sur Facebook/Instagram par exemple, le responsable du traitement pour l'exploitation de la plateforme pour les utilisateurs d'Europe est Meta Platforms Ireland Ltd, Dublin, Irlande ; certaines données peuvent être transférées aux États-Unis, et vous pouvez vous opposer à la publicité personnalisée directement dans les paramètres de votre compte sur ces plateformes.

14. Pouvons-nous mettre à jour cette déclaration de protection des données ?

Cette déclaration de protection des données ne fait pas partie d'un contrat avec vous. Nous pouvons modifier cette déclaration de protection des données à tout moment. La version publiée sur ce site web est la version actuelle.

Dernière mise à jour : 30.08.2023. Document reproduit depuis la déclaration de protection des données publiée par Topad Group Sàrl.